ERP-Glossar

Programmierschnittstelle, über die zwei Systeme automatisiert Daten austauschen. In der VARIO Cloud lassen sich darüber Shops, Marktplätze und Fremdsysteme anbinden.

Verbindlicher Verkaufsbeleg, der aus einem Angebot entsteht und die Grundlage für Lieferung und Rechnung bildet.

Das regelbasierte Ausführen wiederkehrender Aufgaben ohne manuelles Eingreifen – etwa Bestellimport, Rechnungsversand oder Statusmeldungen.

Zusammenhängende Abfolge von Belegen (Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung), die lückenlos aufeinander aufbauen und die gesamte Geschäftstransaktion dokumentieren.

Die laufende Erfassung aller Warenbewegungen, sodass der Lagerbestand jederzeit in Echtzeit korrekt ist – Grundlage für Verfügbarkeit und Nachbestellung.

Automatisch ermittelter Vorschlag, welche Artikel bei welchem Lieferanten nachbestellt werden sollten – auf Basis von Mindest- und Sollbeständen.

Verwaltung von Waren in Losen (Chargen) mit gemeinsamen Eigenschaften wie Herstelldatum oder Haltbarkeit – entscheidend für Rückverfolgbarkeit, etwa in Lebensmittel- und Pharmabranche.

Eine Unternehmenssoftware, die im Browser läuft und beim Anbieter gehostet wird – ohne eigene Server, mit automatischen Updates und Zugriff von überall.

Customer-Relationship-Management: die zentrale Verwaltung aller Kundendaten, Kontakte, Aktivitäten und Verkaufschancen – direkt mit Belegen und Historie verknüpft.

Visuelle Übersicht wichtiger Kennzahlen in Echtzeit, meist aus konfigurierbaren Widgets zusammengestellt.

Standard für den Austausch von Buchhaltungsdaten mit dem Steuerberater. Die VARIO Cloud exportiert Buchungssätze DATEV-konform (Z3-Datenträger).

Dokumentenmanagement-System: die zentrale, durchsuchbare und revisionssichere Ablage aller geschäftlichen Dokumente – mit Belegen verknüpft.

Die Gesamtzeit von Beginn bis Abschluss eines Fertigungsauftrags, inklusive Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten – eine zentrale Produktionskennzahl.

Global eindeutige Artikelnummer (Global Trade Item Number), die als Barcode auf Produkten steht und den Artikel im Handel eindeutig identifiziert.

Electronic Data Interchange: der automatisierte Austausch strukturierter Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen) zwischen Unternehmen – oft von großen Handelspartnern vorausgesetzt.

Internationaler EDI-Standard der UN für elektronische Geschäftsnachrichten – verbreitet in Handel und Logistik.

Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Im öffentlichen Auftragswesen seit 2025 verpflichtend, im B2B schrittweise.

Enterprise Resource Planning: eine zentrale Software, die alle Kernprozesse eines Unternehmens – Warenwirtschaft, Finanzen, CRM, Lager, Einkauf – in einem System bündelt.

Auftrag zur Herstellung eines Produkts auf Basis einer Stückliste, der das benötigte Material und die Ressourcen reserviert.

Die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung aller Geschäftsvorfälle als Buchungssätze – in der VARIO Cloud direkt aus Einkauf und Verkauf gespeist.

First In, First Out: Prinzip, bei dem die zuerst eingelagerte Ware zuerst entnommen wird – wichtig bei verderblichen Waren und für die Bestandsbewertung.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form – verlangen u. a. eine unveränderbare, revisionssichere Ablage.

Die körperliche oder permanente Erfassung aller Bestände als Grundlage für Bilanz und Bestandsbewertung – per MDE-Gerät deutlich schneller.

Die Planung von Maschinen- und Personalressourcen, um Fertigungsaufträge termingerecht und ohne Überlastung abzuwickeln.

Kassensicherungsverordnung: schreibt für elektronische Kassen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor, die Belege manipulationssicher signiert.

Assistenzfunktionen, die Routineaufgaben automatisieren, Daten analysieren und Texte erzeugen – in der VARIO Cloud als KI-Assistenten für Belege, Artikeldaten, Einkauf und Auswertungen.

Das Zusammenstellen von Waren aus dem Lager zu einem Auftrag – etwa per Pick-Liste und Scanner, in Einzel-, Sammel- oder Schnellkommissionierung.

Key Performance Indicator: messbare Kennzahl zur Steuerung des Unternehmens, z. B. Umschlagshäufigkeit, Fehlerquote oder Deckungsbeitrag.

Ein qualifizierter Interessent, der Kaufinteresse signalisiert hat und im CRM entlang der Vertriebspipeline weiterverfolgt wird.

Eindeutige Adressierung öffentlicher Auftraggeber bei der XRechnung – vergleichbar einer Postanschrift für elektronische Rechnungen an Behörden.

Last In, First Out: Bewertungsprinzip, bei dem die zuletzt eingelagerte Ware zuerst entnommen bzw. bewertet wird.

Der mehrstufige, oft automatisierte Prozess, überfällige Rechnungen anzumahnen – von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung.

Die Fähigkeit eines Systems, mehrere rechtlich getrennte Firmen (Mandanten) sauber getrennt in einer Installation zu führen.

Mobile Datenerfassung: das Arbeiten im Lager per Handscanner oder Tablet – etwa für Wareneingang, Kommissionierung und Inventur.

Mindesthaltbarkeitsdatum: bei verderblichen Waren geführt, um Bestände nach Haltbarkeit zu steuern und rechtzeitig abzuverkaufen.

Der parallele Verkauf über mehrere Kanäle (eigener Shop, Marktplätze, stationär), zentral über ein System gesteuert – mit synchronen Beständen und Preisen.

Optical Character Recognition: die automatische Texterkennung aus gescannten Dokumenten, um sie durchsuchbar und weiterverarbeitbar zu machen.

Noch nicht ausgeglichene Forderungen oder Verbindlichkeiten – die Grundlage für Zahlungsabgleich und Mahnwesen.

Europäisches Netzwerk zum standardisierten, sicheren Austausch von E-Rechnungen und Bestellungen zwischen Unternehmen und Behörden.

Product Information Management: die zentrale Pflege aller Produktdaten – Texte, Medien, Attribute – und deren Ausspielung an alle Verkaufskanäle.

Point of Sale: das Kassensystem am Verkaufsort, das direkt mit Warenwirtschaft, Lager und Kundenverwaltung verbunden ist.

Weit verbreitete Art einer Programmierschnittstelle, die Daten über einfache Web-Aufrufe (HTTP) bereitstellt – Standard für moderne Integrationen.

Die unveränderbare, nachvollziehbare Aufbewahrung von Dokumenten und Daten gemäß gesetzlicher Vorgaben (GoBD).

Umkehr der Steuerschuld: bei bestimmten EU-Geschäften schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, nicht der Rechnungssteller.

Eindeutige Nummer je Einzelstück zur lückenlosen Rückverfolgung – wichtig bei Garantie, Service und hochwertigen Waren.

Führendes deutsches E-Commerce-System (Shopware 6), das sich direkt an die VARIO Cloud anbinden lässt – für synchrone Bestellungen, Bestände und Preise.

Stock Keeping Unit: eindeutige interne Artikelnummer zur Bestandsführung. Bei der Shop-Anbindung gilt die Regel: VARIO-Artikelnummer = Shop-SKU.

Grundlegende, dauerhaft genutzte Daten wie Artikel, Kunden und Lieferanten – das saubere Fundament jedes ERP-Projekts.

Strukturierte Auflistung aller Komponenten, aus denen ein Produkt gefertigt wird – Basis für Fertigung und Materialbedarf, oft mehrstufig.

Technische Sicherheitseinrichtung: manipulationssicheres Modul, das Kassenbelege gemäß KassenSichV signiert und so gesetzeskonform macht.

Ausprägung eines Artikels nach Merkmalen wie Größe, Farbe oder Material. Bei variablen Produkten liegt die SKU auf Variantenebene.

VARIO Query Language: Abfragesprache, mit der sich individuelle Auswertungen direkt aus den Daten der VARIO Cloud erstellen lassen.

System zur Steuerung von Wareneingang, Lager, Verkauf und Einkauf – der operative Kern eines Handels-ERP.

Automatische Benachrichtigung eines Fremdsystems in Echtzeit, sobald in der VARIO Cloud ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Warehouse-Management-System: Software zur Steuerung komplexer Lagerprozesse – Lagerplätze, Kommissionierung, Versand und Retouren.

E-Commerce-Erweiterung für WordPress. Über die VARIO-App werden Bestellungen, Bestände, Preise und Versandstatus synchronisiert.

Ein definierter, automatisierbarer Ablauf aus Auslöser, Bedingungen und Aktionen – das Werkzeug zur Prozess-Automatisierung im ERP.

Deutscher Standard für strukturierte E-Rechnungen (reines XML), im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verpflichtend.

Hybrides E-Rechnungsformat: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, das für Mensch und Maschine gleichermaßen lesbar ist.