Was sind E-Rechnungen und warum werden sie Pflicht?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen enthalten sie XML-Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) ist die XRechnung seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Auch im B2B-Bereich wird die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt. VARIO Cloud unterstützt beide Formate nativ und ermöglicht die automatische Erstellung und Validierung von E-Rechnungen direkt aus dem Belegprozess heraus.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Die wichtigsten Funktionen im Überblick.
XRechnung
Für öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD
Hybrid PDF + XML
Validierung
Automatische Prüfung
Auto-Versand
Per E-Mail oder Portal
So erstellen Sie eine E-Rechnung
Die Erstellung von E-Rechnungen in VARIO Cloud ist in den regulären Belegprozess integriert. Voraussetzung ist die korrekte Einrichtung unter Einstellungen: Bankverbindungen müssen gepflegt sein, UNECE-Codes für Mengeneinheiten müssen zugeordnet werden, und bei Adressen müssen die steuerlichen Angaben wie USt-IdNr. korrekt hinterlegt sein. Beim Export einer Rechnung wird die XML-Datei automatisch auf Basis der Rechnungsdaten erstellt. Für ZUGFeRD wird die XML in das PDF eingebettet, bei XRechnung wird eine separate XML-Datei erzeugt. Die Validierung kann über das integrierte Valitool erfolgen, das die XML-Struktur auf Vollständigkeit und Konformität prüft.
Wie unterstützt Burchard Consulting bei der E-Rechnungs-Einführung?
Die Einführung von E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige Konfiguration der Stammdaten und Einstellungen. Burchard Consulting prüft Ihre bestehende Datenbasis, stellt sicher, dass Bankverbindungen, Steuerinformationen und UNECE-Codes korrekt hinterlegt sind, und konfiguriert die Ausgaberegeln für den automatischen E-Rechnungsversand. Wir führen gemeinsam mit Ihnen Testläufe durch und validieren die erzeugten E-Rechnungen, bevor Sie den Produktivbetrieb starten. Besonders bei der Anbindung an öffentliche Auftraggeber, die spezifische Anforderungen an die Leitweg-ID stellen, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner.
VARIO Solution Advanced Partner mit Praxiserfahrung.
Ihr direkter Ansprechpartner für alle Fragen.
Begleitung über den Go-Live hinaus.
Praxistipps von Burchard Consulting
Prufen Sie frühzeitig, ob Ihre Geschäftspartner E-Rechnungen akzeptieren, und klaren Sie die bevorzugten Formate (ZUGFeRD oder XRechnung).
Nutzen Sie das integrierte Valitool, um E-Rechnungen vor dem Versand auf Konformität zu prüfen.