Was leistet das DMS in VARIO Cloud?
Das Dokumentenmanagement-System in VARIO Cloud ermöglicht die zentrale Ablage und Verwaltung aller geschäftsrelevanten Dokumente. Dateien, die zu Aktivitäten, Aufgaben, Projekten oder Belegen hinzugefügt werden, werden automatisch im DMS-Bereich abgelegt und sind dort durchsuchbar und abrufbar. Der CRM/DMS-Bereich vereint somit Kundenkorrespondenz, Verträge, Angebote und interne Dokumente an einem zentralen Ort. Die Verknüpfung mit der Belegkette stellt sicher, dass Sie zu jedem Geschäftsvorfall die zugehörigen Dokumente schnell finden.
DMS-Funktionen im Überblick
Die wichtigsten Funktionen im Überblick.
Archivierung
Revisionssicher
Volltextsuche
Sekundenschnell
Versionierung
Alle Änderungen nachvollziehbar
Workflows
Auto-Zuweisung
Vom Eingang bis zum Archiv
Im täglichen Betrieb werden Dokumente an verschiedenen Stellen im System erzeugt und abgelegt. E-Mail-Anhänge aus der Microsoft-365-Integration werden automatisch archiviert, Belegausgaben als PDF gespeichert und manuelle Uploads über die Büroklammer-Funktion in Aktivitäten ermöglicht. Die Vorschaufunktion zeigt verschiedene Dateitypen direkt im System an, ohne dass ein externer Viewer benötigt wird. Über Tags und die Zuordnung zu CRM-Objekten lassen sich Dokumente strukturiert organisieren und schnell wiederfinden.
Wie richtet Burchard Consulting das DMS ein?
Wir definieren gemeinsam mit Ihnen eine Dokumentenstruktur, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt. Dazu gehören die Konfiguration der Ablageregeln, die Einrichtung der Microsoft-365-Integration für die automatische E-Mail-Archivierung und die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit dem DMS. Besonders bei der Migration bestehender Dokumente unterstützen wir Sie mit einem strukturierten Importprozess.
VARIO Solution Advanced Partner mit Praxiserfahrung.
Ihr direkter Ansprechpartner für alle Fragen.
Begleitung über den Go-Live hinaus.
Praxistipps von Burchard Consulting
Nutzen Sie die automatische DMS-Ablage bei Aktivitäten, um den gesamten Schriftverkehr zu einem Kunden zentral zu dokumentieren.
Verknüpfen Sie Belege mit Projekten, um alle projektrelevanten Dokumente an einem Ort zu bündeln.