WooCommerce für VARIO Cloud – App und Handbuch

Was die App leistet

Wer WooCommerce als Onlineshop und VARIO Cloud als Warenwirtschaft nutzt, braucht verlässliche Daten in beide Richtungen. Ohne Anbindung entstehen doppelte Pflege, verzögerte Bestände und unnötige Rückfragen zum Versand. Unsere WooCommerce-App verbindet Shop und ERP entlang der konkreten Verkaufsprozesse.

Neue Shop-Bestellungen werden mit Kunden, Adressen, Positionen, Zahlungs- und Versandarten sowie Steuer- und Rabattinformationen in VARIO übernommen. Änderungen an relevanten ERP-Daten stoßen den Bestands- und Preisabgleich an. Nach dem Versand gelangen Status und Sendungsnummern zurück in WooCommerce – auch bei Sendungen mit mehreren Paketen.

Mehrere Shops können getrennt konfiguriert werden. Sie legen selbst fest, welcher Kanal welche Lager, Artikel, Preise und Prozesse verwendet.

Die App ist im Einsatz und öffentlich im VARIO App Store gelistet. Entwickelt wird sie von Burchard Consulting.

Synchronisierte Bereiche

• Bestellungen von WooCommerce nach VARIO
• Bestellstatus von VARIO nach WooCommerce
• Bestände von VARIO nach WooCommerce
• Preise von VARIO nach WooCommerce
• Versandstatus und Sendungsnummer von VARIO nach WooCommerce

Jede Synchronisation lässt sich pro Verkaufskanal einzeln aktivieren oder deaktivieren.

Ihr Nutzen im Überblick

• Weniger manuelle Doppelpflege zwischen Shop und ERP
• Bestandsabgleich auf Grundlage zugeordneter Lager und Listungen
• Nachvollziehbare Bestellimporte einschließlich Sonderfällen
• Versandmeldungen und Paket-Tracking aus dem ERP zurück zum Kunden

Funktionsumfang

• Bestellimport: Shop-Bestellungen werden als VARIO-Aufträge übernommen mit Kunde, Adressen, Positionen, Zahl- und Versandart, Rabatten, Gebühren und Steuern. Netto- und Bruttopreise werden passend zur Shop-Einstellung übernommen.
• Kundenabgleich: Bestehende Kunden werden erkannt, auch über Neben- und Lieferadressen.
• Status nach dem Import: Sie wählen, ob der Auftrag nur angelegt oder gleich gespeichert wird.
• Bestand: Wird ereignisbasiert und zeitnah an den Shop übertragen. Grundlage sind die Lager, die dem Verkaufskanal zugeordnet sind, jeweils mit ihrem Verfügbarkeitsanteil. Auch Änderungen an Aufträgen in VARIO lösen eine zeitnahe Aktualisierung aus.
• Preise: Werden abgeglichen, auf Wunsch auch Aktionspreise mit Zeitraum.
• Versandmeldung: Lieferschein oder Lieferschein-Rechnung setzen den Status im Shop und übertragen die Sendungsnummern, auch bei mehreren Paketen. Unterstützt werden die gängigen Tracking-Erweiterungen für WooCommerce.
• Versanddienstleister: Werden je Versandart zugeordnet. Die Auswahl liest die App direkt aus dem Shop.
• Zahl- und Versandarten: Werden den VARIO-Arten zugeordnet, mit Standardwerten für Inland, EU und Drittland.
• Artikel verknüpfen: Über die Artikelnummer, als Sammelzuordnung mit Vorschau, auch für Varianten.
• Artikel neu anlegen: Fehlende Artikel legt die App in VARIO an, mit Varianten, Preisen, Steuersatz, Gewicht und Maßen. Bestehende VARIO-Artikel bleiben unverändert.
• Steuerung je Kanal: Bestellungen, Bestände, Preise und Versand lassen sich für jeden Shop einzeln ein- und ausschalten.
• Warteschlange: Zeigt Probleme im Klartext mit Lösungsweg. Mit „Erneut importieren“ wird eine Bestellung nachgeholt.

Besondere Funktionen und Schutzmechanismen

• Ereignisbasiert statt nur nachts: Die App reagiert auf Änderungen, wenn sie entstehen, und ist nicht auf ausschließlich nächtliche Komplettabgleiche angewiesen. Ein Wächter prüft regelmäßig, ob die Verbindung zu VARIO vollständig ist, und stellt sie selbst wieder her.
• Sie steuern über die Listung: Nur Artikel, die im VARIO-Verkaufskanal gelistet sind, nehmen am Bestands- und Preisabgleich teil.
• Doppelte Aufträge vermeiden: Vor jedem Import prüft die App in VARIO, ob es zur Bestellnummer schon einen Beleg gibt. Bei Unklarheiten hält sie einen Import zur Prüfung zurück.
• Selbstheilung: Nach einem Neustart oder wenn eine Rückmeldung von VARIO ausbleibt, holt die App verpasste Schritte selbstständig nach.
• Keine Scripting-Lizenz nötig: Die Importvorschrift bringt die App als eigenes Modul mit.
• Schnell bei großen Sortimenten: Artikel werden in Portionen eingelesen. Bei einem Shop mit rund 5.300 Produkten sank die Einlesezeit dadurch von etwa drei Minuten auf eine halbe Minute.
• Mandanten- und Kanaltrennung: Mandanten und Kanäle sind streng getrennt, und Shop-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
• In VARIO eingebunden: Reiter am Verkaufskanal, im Artikel-Listing und am Verkaufsbeleg, dazu eine Kachel „Warteschlange“ auf der Startseite.

Für welche Unternehmen eignet sich die App?

Für Online-Händler, die ihre Warenwirtschaft in VARIO Cloud führen und über einen oder mehrere WooCommerce-Shops verkaufen. Die App ist auch für große Sortimente mit vielen Varianten ausgelegt.

Voraussetzungen

Für die Nutzung der App werden benötigt:

• eine aktive VARIO Cloud
• ein WooCommerce-Shop mit aktivierter REST-API
• ein WooCommerce-REST-API-Schlüssel mit Lese- und Schreibrechten
• empfohlen: HTTPS für den Shop
• empfohlen: saubere WordPress-Permalinks

Installation

1. VARIO Cloud öffnen.
2. App Store bzw. App-Verwaltung öffnen.
3. App „WooCommerce für VARIO Cloud" auswählen.
4. Installation starten.
5. Berechtigungen bestätigen.
6. Die App steht danach in Ihrer VARIO-Cloud-Umgebung bereit.

Hinweis: Die benötigten Webhooks werden automatisch eingerichtet. Welche Daten tatsächlich synchronisiert werden, steuern Sie anschließend pro Verkaufskanal.

WooCommerce-Shop verbinden

REST-API-Schlüssel in WooCommerce erstellen

1. WordPress-Backend öffnen.
2. WooCommerce → Einstellungen → Erweitert → REST-API öffnen.
3. Schlüssel hinzufügen.
4. Beschreibung vergeben, z. B. „VARIO Cloud".
5. Benutzer mit Administratorrechten auswählen.
6. Berechtigung auf Lesen/Schreiben stellen.
7. Consumer Key und Consumer Secret kopieren.

Daten in VARIO hinterlegen

1. Verkauf → Verkaufskanäle öffnen.
2. Den gewünschten Verkaufskanal auswählen.
3. Tab „WooCommerce → Einrichtung" öffnen.
4. Shop-URL eintragen.
5. Consumer Key eintragen.
6. Consumer Secret eintragen.
7. Speichern.
8. Verbindung prüfen lassen.

Synchronisation einrichten

Pro Verkaufskanal stehen folgende Schalter zur Verfügung – jeder Bereich ist unabhängig aktivierbar:

• Bestellungen automatisch abrufen
• Bestände automatisch übertragen
• Preise automatisch übertragen
• Versandstatus automatisch zurückmelden
• Sendungsnummer an WooCommerce melden

Bestellstatus

Die Status-Zuordnung ist konfigurierbar:

• Status nach Bestellimport
• Status nach Lieferschein
• Status nach Lieferschein/Rechnung

Empfohlene Standardwerte:

• nach Import: in Bearbeitung
• nach Lieferschein: abgeschlossen
• nach Lieferschein/Rechnung: abgeschlossen

Bestand und Lagerzuordnung

Der an WooCommerce übertragene Bestand ergibt sich aus den Lagern, die dem Verkaufskanal zugeordnet sind:

Zugeordnete Lager × Verfügbarkeit in Prozent = gemeldeter Bestand

Achtung: Ist dem Verkaufskanal kein Lager zugeordnet, wird kein Bestand übertragen. Bitte ordnen Sie mindestens ein Lager zu, damit Bestände gemeldet werden können.

Versand und Tracking

Die App meldet Sendungsnummern an WooCommerce zurück. Unterstützt werden:

• WooCommerce Shipment Tracking
• Advanced Shipment Tracking
• Germanized Shipments

Bei Germanized Shipments wird die Sendung zusätzlich als versendet markiert.

Zahlungs- und Versandarten zuordnen

Im Bereich „Zuordnungen" werden WooCommerce-Zahlungsarten und -Versandarten den passenden VARIO-Zahlungs- und Lieferarten zugeordnet. So werden Bestellungen mit korrekter Zahlungsart, Versandart und Lieferbedingung in VARIO angelegt.

Artikel-Abgleich über SKU

Grundregel: VARIO-Artikelnummer = WooCommerce-SKU.

• Anzeige zugeordneter Artikel
• Anzeige nicht zugeordneter Artikel
• Bulk-Zuordnung mit Vorschau
• Auswahl vor Übernahme
• Varianten-Unterstützung

Bei variablen Produkten liegt die SKU auf Variantenebene. Die Zuordnung funktioniert deshalb auch auf Variantenebene.

WooCommerce-Bestellung im VARIO-Beleg

Auf Verkaufsbelegen steht der Tab „Verkaufskanal → WooCommerce Bestellung" zur Verfügung. Angezeigt werden:

• WooCommerce-Bestellnummer
• Bestelldatum
• Betrag
• Zahlungsart
• aktueller WooCommerce-Status
• Sendungsnummer

Mögliche Aktionen:

• Status manuell aktualisieren
• Versandmeldung manuell auslösen

Tipps und Fehlerbehebung

• Bestand wird als 0 gemeldet: meist ist kein Lager zugeordnet oder die SKU stimmt nicht mit der VARIO-Artikelnummer überein.
• Bestellungen kommen nicht an: REST-API-Schlüssel auf Lese-/Schreibrechte prüfen und „Bestellungen automatisch abrufen" aktivieren.
• Sendungsnummer fehlt im Shop: Option „Sendungsnummer an WooCommerce melden" aktivieren und ein unterstütztes Tracking-Plugin verwenden.
• Verbindung schlägt fehl: Shop-URL (inklusive https), Consumer Key und Secret prüfen sowie saubere Permalinks sicherstellen.