Im Einsatz Anonymisiert
Die Ware liegt beim Lieferanten, die Arbeit beim Händler
Beim Streckengeschäft liegt die Ware nicht im eigenen Lager: Der Lieferant versendet direkt an den Endkunden. Für den Händler bleibt trotzdem viel Arbeit – Bestellung auslösen, Bestätigung zuordnen, Liefertermine aktualisieren, Kundschaft informieren und die Belegkette abschließen.
Unsere private Streckengeschäfts-App unterstützt diesen Ablauf in VARIO. Direktlieferungspositionen werden erkannt und in Arbeitslisten eingeordnet. Nach Prüfung von Lieferanten- und Auftragsbedingungen lässt sich die Bestellung auslösen. Eingehende Bestätigungen können der richtigen VARIO-Bestellung zugeordnet werden.
Die Automatisierung setzt bewusst auf Freigaben, Prüfungen und verständliche Ausnahmefälle. Gerade bei E-Mail- und PDF-Belegen entscheidet die sichere Zuordnung darüber, ob ein Vorgang fortgesetzt oder zur manuellen Klärung zurückgestellt wird.
Dieses Beispiel ist anonymisiert. Es zeigt eine kundenspezifische Umsetzung, keine allgemein erhältliche Standard-App.
Ihr Nutzen im Überblick
- Weniger Handarbeit bei Direktlieferungen
- Lieferantenbestätigungen und Termine am richtigen Beleg
- Aktive Kommunikation bei Verzögerungen und Versand
- Klare Zuständigkeiten für ungeklärte Vorgänge
Typischer Prozessablauf
Auftrag mit Direktlieferungs-Positionen → Lieferfreigabe → bei Speditionsware Freigabe durch den Endkunden → Prüfung des Lieferanten → Bestellung in VARIO → Bestellmail mit neutralem Packzettel → Auftragsbestätigung mit Lieferterminen → „Ware unterwegs“ mit Sendungsnummer → Lieferung erfassen → Kundenrechnung per Mail.
Funktionsumfang
- Direktlieferungen erkennen. Am Artikel oder an der Position, auch in Sets und Versandaufträgen.
- Arbeitslisten. Von „ohne Bestellung“ über „wartet auf Freigabe“ und „wartet auf Bestätigung“ bis „erledigt“ und „zu beheben“.
- Lieferanten prüfen. Direktlieferung erlaubt, Bestellsperre, Zahlungs- und Lieferbedingung.
- Bestellen. Per Knopf, per Mehrfachauswahl oder automatisch, auch bei mehreren Lieferanten je Auftrag.
- Bestellmail. Mit Lieferanten-Artikelnummer, Kontakt und Lieferhinweisen des Endkunden. Dazu ein neutraler Packzettel ohne Preise, auf dem der Lieferant nicht erscheint.
- Auftragsbestätigungen. Werden aus Postfach oder Dokumentenablage zugeordnet. Die Liefertermine gehen zurück in die VARIO-Bestellung und an den Kunden.
- Freigabe durch den Endkunden. Bei Speditionsware über einen persönlichen Link.
- Lieferung erfassen. Beleg des Lieferanten hochladen. Daraus entstehen Eingangsbeleg und Ablage in VARIO, mit Vorschlag für Belegnummer, Datum und Betrag aus dem PDF.
- Kundenrechnung. Wird automatisch erstellt und verschickt.
- Lieferantenstatus. Mit Ampel, z. B. „verzögert“, wenn eine Bestätigung ausbleibt.
Besondere Funktionen und Schutzmechanismen
- Zuordnung nur mit eindeutigem Nachweis. Eine Mail wird erst zugeordnet, wenn die Bestellnummer belegt ist und der Absender passt. Sammelrechnungen erzeugen nur einen Vorschlag.
- Schalter, die anfangs aus sind. Alles, was nach außen wirkt, steht hinter solchen Schaltern. Die Automatik arbeitet mit Stichtag und Grenzen je Lauf.
- Unklar statt doppelt. Bleibt eine Antwort aus, gilt die Bestellung als unklar und wird abgeglichen statt doppelt ausgelöst.
- Gestaltete Mails. HTML-Mails im Erscheinungsbild des Händlers, mit zentraler Signatur.
- Abgestimmt mit der Fulfillment-Brücke. Bei gemischten Aufträgen liefert und rechnet jede App ihren Teil, nach derselben Regel. Siehe Fulfillment-Anbindung.
Mehr dazu
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Lieferantenbestätigung nicht eindeutig passt?
Die App stellt den Vorgang zur Klärung zurück, statt eine ungeprüfte Zuordnung vorzunehmen.
Kann die App bei gemischten Bestellungen mit Fulfillment zusammenarbeiten?
Ja. Im beschriebenen Kundenprojekt sind beide Prozesse aufeinander abgestimmt: Bei gemischten Aufträgen liefert und rechnet jede App ihren Teil.
Sie wickeln viele Direktlieferungen über VARIO ab?
Wir prüfen, welche Schritte sich sicher automatisieren lassen.