Angebotsportal für VARIO Cloud – App und Handbuch

Was das Angebotsportal leistet

Ein versendetes PDF sagt wenig darüber aus, ob ein Kunde das Angebot geprüft hat, welche Fassung aktuell ist oder wann sich Nachfassen lohnt. Das Angebotsportal ergänzt den Angebotsbeleg in VARIO um eine persönliche, geschützte Webseite mit Rückmeldemöglichkeiten für Ihre Kunden.

Auf der Angebotsseite sieht der Empfänger Positionen, Konditionen und Anlagen. Er kann das Angebot annehmen, ablehnen, Rückfragen stellen oder Änderungen wünschen. Rückmeldungen fließen in den weiteren VARIO-Prozess ein; bei Annahme entsteht der zugehörige Auftrag. Vertrieb und Geschäftsführung erhalten eine nachvollziehbare Historie und Auswertungen.

Die App ist im Einsatz und öffentlich im VARIO App Store gelistet. Entwickelt wird sie von Burchard Consulting.

Der Ablauf auf einen Blick

Das Kundenportal trägt Ihr eigenes Corporate Design (Logo, Farbe, Firmendaten) und lässt sich optional unter Ihrer eigenen Domain ausliefern.

Ihr Nutzen im Überblick

• Kürzerer Weg von Angebot zu Auftrag
• Aktuelle Angebotsfassung und nachvollziehbare Kundenreaktionen
• Strukturierte Wiedervorlagen und Vertriebskennzahlen
• Weniger manuelle E-Mail- und PDF-Nachbearbeitung

Funktionsumfang

• Senden: Per Klick am Angebot oder automatisch beim Archivieren. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link.
• Angebotsseite: Zeigt Positionen, Konditionen, PDF, feste Anhänge und Versandkosten, auf Wunsch auch Verfügbarkeit und Hinweise wie „Versand noch heute“.
• Annahme: Verbindlich mit Name, eigener Bestellnummer und Lieferadresse. In VARIO entsteht der Auftrag, das PDF landet in der Dokumentenablage, und der Kunde bekommt eine Bestätigung.
• Ablehnung: Mit Gründen aus Ihrer eigenen Liste. Auf Wunsch wird der Vertrieb per E-Mail informiert.
• Änderungswunsch: Der Kunde passt Positionen oder Mengen an, und daraus entsteht automatisch eine neue Angebotsfassung. Der alte Link führt auf die aktuelle Fassung.
• Rückfragen: Gehen direkt an den Vertrieb, der antwortet und das Angebot erneut sendet.
• Erinnerungen: Automatisch und in Stufen. Ihr Kunde kann sie abbestellen.
• Vorkasse: Die Proforma-Rechnung entsteht automatisch aus dem Auftrag.
• Eilzuschlag: Optional je Artikel. Der Kunde wählt ihn bei der Annahme.
• Auswertung für den Vertrieb: Kennzahlen im Vergleich zum Vorzeitraum, Abschlussquote, offene Angebote nach Alter, Verlustgründe, Verkäufer, Kunden, Wirkung der Erinnerungen, Prognose sowie eine Analyse nach Artikeln und Warengruppen. Jede Zahl lässt sich aufschlüsseln und exportieren.
• „Heute bearbeiten“: Eine Liste, die zeigt, wo sich Nachfassen gerade lohnt.
• Historie: Jede Aktivität mit Zeitstempel, getrennt nach Kunde, Vertrieb und Automatik.

Besondere Funktionen und Schutzmechanismen

• Fünf Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch und Spanisch, automatisch nach der Sprache des Belegs.
• Ihr Auftritt: Logo, Farben und Schriften. Die Firmendaten kommen aus VARIO. Optional läuft das Portal unter Ihrer eigenen Domain mit automatisch ausgestelltem Zertifikat.
• Zugriffsschutz: Ein nicht erratbarer Link je Angebot, optional zusätzlich die Postleitzahl als Kennwort, dazu eine Sperre nach wiederholten Fehlversuchen.
• Datenschutz: Die Angebotsseite lädt keine Inhalte von Drittanbietern; Schriften kommen aus der App selbst. Nutzungssignale werden ohne Drittdienste erfasst. Betrieb in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Ehrliche Zahlen: Prozentwerte erscheinen erst ab zehn Fällen. Stornos zählen weder als gewonnen noch als verloren.
• Robust: Die Annahme wird nach Eingang bestätigt, die Folgeschritte laufen im Hintergrund. Scheitert ein Schritt, lässt er sich nachholen, und wir werden alarmiert.
• In VARIO eingebunden: Eigener Menüpunkt mit Reitern und ein Reiter an jedem Verkaufsangebot, im VARIO-Design.

Für welche Unternehmen eignet sich die App?

Für Unternehmen, deren Vertrieb Angebote in VARIO erstellt, auch mit Vorkasse-Kunden und internationaler Kundschaft.

Voraussetzungen

• Aktive VARIO Cloud mit Berechtigung zur App-Installation.
• Angebote werden in VARIO als Verkaufsbeleg (Angebot) erstellt.
• Für den E-Mail-Versand (Angebots-Link, Erinnerungen, Benachrichtigungen): Zugangsdaten Ihres SMTP-Postausgangsservers.
• Optional für die eigene Domain: Zugriff auf die DNS-Verwaltung Ihrer Domain.

1. Installation

1. Öffnen Sie in VARIO Cloud den App Store / die App-Verwaltung.
2. Wählen Sie Angebotsportal und klicken Sie auf Installieren.
3. Bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen. Nach der Installation erscheint das Angebotsportal an zwei Stellen:
   • als eigener Menüpunkt Angebotsportal in der Hauptnavigation (Übersicht und Einstellungen),
   • als Tab Angebotsportal direkt auf jedem Verkaufsangebot.

Hinweis: Die für die Rückmeldungen nötigen Webhooks richtet die App bei der Installation automatisch ein.

Berechtigungen für Mitarbeiter: In VARIO können Sie je Benutzer zwei Rechte vergeben – Angebotsportal verwenden (Angebote senden, Übersicht sehen) und Angebotsportal konfigurieren (Einstellungen, Erinnerungen, Corporate Design).

2. Ein Angebot ins Portal stellen und senden

1. Öffnen Sie in VARIO das gewünschte Angebot (Verkaufsbeleg) und wechseln Sie auf den Tab Angebotsportal.
2. Klicken Sie auf Angebot senden. Die App stellt das Angebot ins Portal und sendet dem Kunden eine E-Mail mit dem persönlichen Portal-Link.
3. Im Tab sehen Sie jederzeit den Portal-Status (gesendet, angesehen, angenommen, abgelehnt), den zugehörigen Auftrag sowie den Portal-Link zum Öffnen oder Kopieren.

Tipp: Unter „Automatisch veröffentlichen" in den Einstellungen können Sie festlegen, dass jedes neue Angebot automatisch ins Portal gestellt wird. Standardmäßig ist das aus – der Vertrieb entscheidet bewusst pro Angebot.

Erneut senden: Hat der Kunde die E-Mail nicht erhalten, können Sie den Link jederzeit erneut senden – auf dem Angebots-Tab oder in der Übersicht.

3. Der Weg des Kunden

Über den Link öffnet der Kunde eine gebrandete Webseite mit seinem Angebot:

• Postleitzahl-Schutz (optional): Ist er aktiviert, gibt der Kunde zuerst seine Postleitzahl (aus dem Angebot) ein, bevor das Angebot angezeigt wird.
• Angebot ansehen: Der Kunde sieht die Eckdaten und kann das Angebots-PDF öffnen.
• Verbindlich annehmen: Mit Namen bestätigt der Kunde die Annahme.
• Ablehnen / stornieren: Der Kunde wählt einen Grund (aus Ihrer Liste) und kann einen Kommentar hinterlassen.
• Weitere offene Angebote: Liegen dem Kunden weitere offene Angebote vor, kann er sie im Portal einsehen.

4. Was bei Annahme und Ablehnung passiert

Bei Annahme:

• In VARIO wird aus dem Angebot automatisch ein Auftrag erstellt.
• Das Angebots-PDF wird im DMS des Belegs archiviert.
• Der Status im Angebots-Tab und in der Übersicht wechselt auf angenommen / Auftrag.

Bei Ablehnung:

• Der Angebotsbeleg wird in VARIO aufgelöst.
• Der gewählte Grund fließt in die Kennzahl „Verloren" und die Verlustgründe-Auswertung.
• Ist die Benachrichtigung aktiviert, erhält Ihr Vertrieb eine E-Mail mit Angebotsnummer, Grund und Kommentar.

5. Übersicht und Kennzahlen

Der Menüpunkt Angebotsportal → Übersicht zeigt alle Portal-Angebote auf einen Blick:

• Kennzahlen: Offen, Gewonnen und Verloren – jeweils mit Anzahl und Summe, berechnet über alle Angebote.
• Verlustgründe: Aufschlüsselung, warum Angebote verloren wurden (Grund, Anzahl, Summe).
• Filter: nach Status (offen / angenommen / verloren) und nach Benutzer (wer gesendet hat).
• Angebotsliste: je Angebot Nummer, Status, Datum, Versand (mit Klarnamen des Absenders), Auftrag und Portal-Link. Bei vielen Angeboten blättern Sie seitenweise.

6. Einstellungen

Unter Angebotsportal → Einstellungen legen Sie das Verhalten fest:

• Angebote automatisch ins Portal stellen – aus (Standard) oder an.
• Portal-Link mit PLZ schützen – der Kunde muss zum Öffnen seine Postleitzahl eingeben.
• Ablehnung durch den Kunden:
  • Gründe pflegen, die der Kunde beim Ablehnen auswählen kann (fließen in die „Verloren"-Statistik).
  • Benachrichtigung per E-Mail bei Ablehnung ein-/ausschalten und die Ziel-Adresse hinterlegen.
  • Betreff und Text der Benachrichtigung anpassen (Platzhalter: {{angebotsnummer}}, {{grund}}, {{kommentar}}, {{kunde}}).

7. Branding (Corporate Design)

Unter Angebotsportal → Branding gestalten Sie das öffentliche Kundenportal:

• Firmendaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Internetseite) werden automatisch aus VARIO übernommen und im Fuß der Kundenansicht angezeigt. Die Internetseite pflegen Sie in VARIO im Adressfeld „Homepage".
• Abweichende Firmendaten verwenden: Nur wenn eingeschaltet, tragen Sie Name/Anschrift/Kontakt manuell ein und überschreiben damit die VARIO-Daten.
• Akzentfarbe, Logo (per Bild-URL) und ein optionaler Fußtext.

Hinweis: Nur das öffentliche Kundenportal ist gebrandet – die in VARIO eingebetteten Ansichten bleiben im VARIO-Design.

8. E-Mail und Erinnerungen

Unter Angebotsportal → E-Mail & Erinnerungen richten Sie den Versand ein:

• SMTP-Postausgang: Server, Port, Verschlüsselung, Benutzer/Passwort sowie Absendername und -adresse. Über diesen Zugang laufen Angebots-Links, Erinnerungen und Ablehnungs-Benachrichtigungen.
• Test-Mail: Prüfen Sie die Einrichtung mit einer Test-Nachricht an eine beliebige Adresse.
• Erinnerungen: Für noch offene Angebote automatisch nach einer festgelegten Zahl von Tagen eine Erinnerung an den Kunden senden.
• Vorlagen (DE/EN): Betreff und Text der Erinnerung je Sprache anpassen; der Portal-Link wird als Platzhalter eingesetzt.

9. Eigene Portal-Domain (optional)

Standardmäßig läuft das Portal unter einer Standard-Adresse. Auf Wunsch liefern Sie es unter Ihrer eigenen Domain aus (z. B. angebote.ihre-firma.de) – das Zertifikat wird automatisch erstellt.

So richten Sie es ein (unter Einstellungen → Eigene Portal-Domain):

1. Schalter „Eigene Domain für das Portal verwenden" einschalten.
2. DNS einrichten: Legen Sie bei Ihrem Domain-Anbieter für Ihre Wunsch-Domain einen A-Record auf die angezeigte Server-Adresse an.
3. Domain eintragen und „Übertragung starten" klicken. Der Rest läuft automatisch: DNS-Prüfung → Zugang einrichten → Zertifikat ausstellen → Einbindung prüfen. Nach kurzer Zeit steht der Status auf „Aktiv", und Ihre Angebots-Links – auch in Erinnerungs-Mails – laufen über diese Domain.

Zum Ändern tragen Sie einfach eine andere Domain ein und starten die Übertragung erneut. Zum Abschalten stellen Sie den Schalter auf aus – die Domain-Einbindung wird dann automatisch wieder entfernt.

10. Tipps und Fehlerbehebung

• Kunde erhält keine E-Mail: SMTP-Einstellungen prüfen (Test-Mail senden). Den Link können Sie auf dem Angebots-Tab per Link kopieren auch manuell weitergeben.
• „Gesendet mit …" statt Name: Nach einem Update werden Absender als Klarname angezeigt; sehr alte Einträge zeigen den Namen nach dem nächsten Laden.
• Beleg-Status „wird erstellt …": Nach einer Annahme kann die Auftragserstellung einen Moment dauern; die Ansicht aktualisiert sich anschließend automatisch.
• Kunde kann keinen Ablehnungsgrund wählen: In den Einstellungen ist (noch) kein Grund hinterlegt. Mindestens einen Grund eintragen.
• Portal fragt nach Postleitzahl: Der PLZ-Schutz ist aktiv; der Kunde gibt die Postleitzahl aus dem Angebot ein. Zum Deaktivieren den Schalter in den Einstellungen ausschalten.
• Eigene Domain wird nicht „Aktiv": Prüfen Sie, ob der A-Record auf die angezeigte Server-Adresse zeigt (die DNS-Verbreitung kann etwas dauern). Danach „Übertragung starten" erneut ausführen.